Συμπλήρωση ερωτηματολογίου καταγραφής υφιστάμενων Πληροφοριακών Συστημάτων Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού φορέων του δημοσίου
Δημοσιεύτηκε η υπ' Αριθμ. Πρωτ.:
ΔΙΠΑΑΔ/Φ.81/890/οικ.7599 - 12.05.2022 Εγκύκλιος του Υπουργείου Εσωτερικών, με τίτλο: "Συμπλήρωση ερωτηματολογίου καταγραφής υφιστάμενων
Πληροφοριακών Συστημάτων Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού φορέων του
δημοσίου".
Στο πλαίσιο του εκσυγχρονισμού και της αναβάθμισης της λειτουργίας της Δημόσιας Διοίκησης μέσω του Ψηφιακού Μετασχηματισμού της χώρας, και προκειμένου να δημιουργηθούν οι απαραίτητες προϋποθέσεις για την αποτελεσματική, φιλική και δίκαιη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού όλων των δημόσιων φορέων με ενιαίο και αντικειμενικό τρόπο, υλοποιείται η Πράξη «Σύστημα Διαχείρισης Ανθρωπίνου Δυναμικού» (για συντομία: «ΣΔΑΔ»), γνωστό και ως HRMS δημοσίου τομέα.
Το ΣΔΑΔ πρόκειται να αντικαταστήσει το Μητρώο Ανθρώπινου Δυναμικού του Ελληνικού Δημοσίου (Απογραφή) και να διαλειτουργεί με μία σειρά άλλων φορέων και συστημάτων, όπως το Μητρώο Πολιτών, το ΑΣΕΠ, το ΕΚΔΔΑ, την ΕΑΠ, το ΕΡΓΑΝΗ, τη Διαύγεια κλπ., αυτοματοποιώντας κατ’ αυτόν τον τρόπο μία σειρά ενεργειών που σήμερα δεν υποστηρίζονται μηχανογραφικά ή απαιτούν καταχώριση ομοειδών στοιχείων σε διαφορετικά συστήματα. Θα περιλαμβάνει όλες τις λειτουργίες που περιλαμβάνονται σήμερα στην εφαρμογή του Μητρώου, αλλά θα προστεθούν και άλλες όπως, Διαχείριση Απουσιών και Ωραρίων, Προαγωγές – Επιλογές και Τοποθετήσεις Προϊσταμένων, Διαχείριση Απόδοσης (στοχοθεσία και αξιολόγηση), Πειθαρχικές Διαδικασίες, Ανάπτυξη Ανθρώπινου Δυναμικού – Εκπαίδευση – Επιμόρφωση και άλλες.
Προκειμένου να μη διαταραχθεί κατά το δυνατόν η ομαλή λειτουργία των φορέων, το Υπουργείο Εσωτερικών δεν θα επιβάλει τη χρήση του ΣΔΑΔ στους φορείς. Όσοι διαθέτουν ήδη μια εφαρμογή διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού η οποία καλύπτει ικανοποιητικά τις ανάγκες τους θα μπορούν να συνεχίσουν να τη χρησιμοποιούν, υπό την προϋπόθεση ότι η εφαρμογή θα διασυνδεθεί και θα διαλειτουργεί με το ΣΔΑΔ, παρέχοντας σε τακτική βάση όλα τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για την ομαλή και ομοιόμορφη λειτουργία του. Όσοι φορείς δεν διαθέτουν σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού ή επιθυμούν να αντικαταστήσουν το τοπικό τους σύστημα, θα μεταπέσουν από την τρέχουσα εφαρμογή στο νέο ΣΔΑΔ.
Στην παρούσα φάση, θα διενεργηθεί καταγραφή της υφιστάμενης κατάστασης προκειμένου να διαπιστωθεί ποιοι από τους φορείς του Δημοσίου Τομέα διαθέτουν συστήματα και εφαρμογές διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού και ποια, ενώ θα διερευνηθεί η πρόθεση και η δυνατότητα των φορέων, είτε να συνδεθούν με το ΣΔΑΔ είτε να διαλειτουργήσουν με αυτό, διατηρώντας τα υφιστάμενα συστήματά τους. Η εν λόγω καταγραφή θα γίνει με τη συμπλήρωση ενός ηλεκτρονικού ερωτηματολογίου που βρίσκεται στην εφαρμογή του Μητρώου Ανθρώπινου Δυναμικού Ελληνικού Δημοσίου και ειδικότερα στη μικροεφαρμογή «Ερωτηματολόγιο HRMS».
Κάθε πιστοποιημένη Διεύθυνση Προσωπικού συμπληρώνει ένα Ερωτηματολόγιο. Στους φορείς που έχουν περισσότερες από μια διευθύνσεις προσωπικού, οι οποίες μπορεί να αξιοποιούν διαφορετικές μεταξύ τους εφαρμογές για τη διαχείριση προσωπικού, κάθε Διεύθυνση Προσωπικού θα πρέπει να συμπληρώσει ένα ερωτηματολόγιο για το δικό της σύστημα. Πρόσβαση για τη συμπλήρωση του Ερωτηματολογίου έχουν οι χρήστες με ρόλο «Διευθυντής Διεύθυνσης Προσωπικού», «Διαχειριστής Προσωπικού», αλλά και ένας νέος ρόλος «Υπεύθυνος Συμπλήρωσης Ερωτηματολογίου» που δημιουργήθηκε για το σκοπό αυτό. Η απόδοση του ρόλου αυτού γίνεται από τον Διευθυντή Διεύθυνσης Προσωπικού σε έναν (1) ή περισσότερους υπαλλήλους. Ο συγκεκριμένος ρόλος θα έχει πρόσβαση μόνο στην υπηρεσία συμπλήρωσης ερωτηματολογίου της νέας μικροεφαρμογής.
Όλοι οι κατά τα ανωτέρω χρήστες, δηλαδή οι χρήστες με ρόλο «Διευθυντής Διεύθυνση Προσωπικού», «Διαχειριστής Προσωπικού» και «Υπεύθυνος Συμπλήρωσης Ερωτηματολογίου» της ίδιας «Διεύθυνσης Προσωπικού» έχουν πρόσβαση στο ίδιο ερωτηματολόγιο, αλλά η τελική υποβολή γίνεται από τον χρήστη με ρόλο «Διευθυντής Διεύθυνσης Προσωπικού».
Αναλυτικά, παρατίθενται οδηγίες συμπλήρωσης του ερωτηματολογίου.
Η συμπλήρωση του ερωτηματολογίου είναι υποχρεωτική.
Η προθεσμία συμπλήρωσης του Ερωτηματολογίου είναι η 27-5-2022. Μετά την ημερομηνία αυτή τα στοιχεία που έχουν καταγραφεί θα θεωρούνται οριστικά και δεν θα υπάρχει δυνατότητα τροποποίησής τους.
Στο πλαίσιο του εκσυγχρονισμού και της αναβάθμισης της λειτουργίας της Δημόσιας Διοίκησης μέσω του Ψηφιακού Μετασχηματισμού της χώρας, και προκειμένου να δημιουργηθούν οι απαραίτητες προϋποθέσεις για την αποτελεσματική, φιλική και δίκαιη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού όλων των δημόσιων φορέων με ενιαίο και αντικειμενικό τρόπο, υλοποιείται η Πράξη «Σύστημα Διαχείρισης Ανθρωπίνου Δυναμικού» (για συντομία: «ΣΔΑΔ»), γνωστό και ως HRMS δημοσίου τομέα.
Το ΣΔΑΔ πρόκειται να αντικαταστήσει το Μητρώο Ανθρώπινου Δυναμικού του Ελληνικού Δημοσίου (Απογραφή) και να διαλειτουργεί με μία σειρά άλλων φορέων και συστημάτων, όπως το Μητρώο Πολιτών, το ΑΣΕΠ, το ΕΚΔΔΑ, την ΕΑΠ, το ΕΡΓΑΝΗ, τη Διαύγεια κλπ., αυτοματοποιώντας κατ’ αυτόν τον τρόπο μία σειρά ενεργειών που σήμερα δεν υποστηρίζονται μηχανογραφικά ή απαιτούν καταχώριση ομοειδών στοιχείων σε διαφορετικά συστήματα. Θα περιλαμβάνει όλες τις λειτουργίες που περιλαμβάνονται σήμερα στην εφαρμογή του Μητρώου, αλλά θα προστεθούν και άλλες όπως, Διαχείριση Απουσιών και Ωραρίων, Προαγωγές – Επιλογές και Τοποθετήσεις Προϊσταμένων, Διαχείριση Απόδοσης (στοχοθεσία και αξιολόγηση), Πειθαρχικές Διαδικασίες, Ανάπτυξη Ανθρώπινου Δυναμικού – Εκπαίδευση – Επιμόρφωση και άλλες.
Προκειμένου να μη διαταραχθεί κατά το δυνατόν η ομαλή λειτουργία των φορέων, το Υπουργείο Εσωτερικών δεν θα επιβάλει τη χρήση του ΣΔΑΔ στους φορείς. Όσοι διαθέτουν ήδη μια εφαρμογή διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού η οποία καλύπτει ικανοποιητικά τις ανάγκες τους θα μπορούν να συνεχίσουν να τη χρησιμοποιούν, υπό την προϋπόθεση ότι η εφαρμογή θα διασυνδεθεί και θα διαλειτουργεί με το ΣΔΑΔ, παρέχοντας σε τακτική βάση όλα τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για την ομαλή και ομοιόμορφη λειτουργία του. Όσοι φορείς δεν διαθέτουν σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού ή επιθυμούν να αντικαταστήσουν το τοπικό τους σύστημα, θα μεταπέσουν από την τρέχουσα εφαρμογή στο νέο ΣΔΑΔ.
Στην παρούσα φάση, θα διενεργηθεί καταγραφή της υφιστάμενης κατάστασης προκειμένου να διαπιστωθεί ποιοι από τους φορείς του Δημοσίου Τομέα διαθέτουν συστήματα και εφαρμογές διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού και ποια, ενώ θα διερευνηθεί η πρόθεση και η δυνατότητα των φορέων, είτε να συνδεθούν με το ΣΔΑΔ είτε να διαλειτουργήσουν με αυτό, διατηρώντας τα υφιστάμενα συστήματά τους. Η εν λόγω καταγραφή θα γίνει με τη συμπλήρωση ενός ηλεκτρονικού ερωτηματολογίου που βρίσκεται στην εφαρμογή του Μητρώου Ανθρώπινου Δυναμικού Ελληνικού Δημοσίου και ειδικότερα στη μικροεφαρμογή «Ερωτηματολόγιο HRMS».
Κάθε πιστοποιημένη Διεύθυνση Προσωπικού συμπληρώνει ένα Ερωτηματολόγιο. Στους φορείς που έχουν περισσότερες από μια διευθύνσεις προσωπικού, οι οποίες μπορεί να αξιοποιούν διαφορετικές μεταξύ τους εφαρμογές για τη διαχείριση προσωπικού, κάθε Διεύθυνση Προσωπικού θα πρέπει να συμπληρώσει ένα ερωτηματολόγιο για το δικό της σύστημα. Πρόσβαση για τη συμπλήρωση του Ερωτηματολογίου έχουν οι χρήστες με ρόλο «Διευθυντής Διεύθυνσης Προσωπικού», «Διαχειριστής Προσωπικού», αλλά και ένας νέος ρόλος «Υπεύθυνος Συμπλήρωσης Ερωτηματολογίου» που δημιουργήθηκε για το σκοπό αυτό. Η απόδοση του ρόλου αυτού γίνεται από τον Διευθυντή Διεύθυνσης Προσωπικού σε έναν (1) ή περισσότερους υπαλλήλους. Ο συγκεκριμένος ρόλος θα έχει πρόσβαση μόνο στην υπηρεσία συμπλήρωσης ερωτηματολογίου της νέας μικροεφαρμογής.
Όλοι οι κατά τα ανωτέρω χρήστες, δηλαδή οι χρήστες με ρόλο «Διευθυντής Διεύθυνση Προσωπικού», «Διαχειριστής Προσωπικού» και «Υπεύθυνος Συμπλήρωσης Ερωτηματολογίου» της ίδιας «Διεύθυνσης Προσωπικού» έχουν πρόσβαση στο ίδιο ερωτηματολόγιο, αλλά η τελική υποβολή γίνεται από τον χρήστη με ρόλο «Διευθυντής Διεύθυνσης Προσωπικού».
Αναλυτικά, παρατίθενται οδηγίες συμπλήρωσης του ερωτηματολογίου.
Η συμπλήρωση του ερωτηματολογίου είναι υποχρεωτική.
Η προθεσμία συμπλήρωσης του Ερωτηματολογίου είναι η 27-5-2022. Μετά την ημερομηνία αυτή τα στοιχεία που έχουν καταγραφεί θα θεωρούνται οριστικά και δεν θα υπάρχει δυνατότητα τροποποίησής τους.